法律意见书或报告的格式规范要求

最近单位几位同事在具体操作非诉讼业务中,所写的法律报告的草稿在文档形式上有诸多问题,一、没有很好的层级划分;二、各标题以及正文的格式零乱不堪;三、不会很好的运用微软WORD软件的功能进行简易处理;四、对文档的编辑不能从提纲挈领的角度入手,不仅从形式上也包括内容上。

基于以上问题,我们应当对这些问题作一个统一的要求。也许有些人认为,格式上都是末技,内容写到位才是重要的。此言甚是谬论,尤其是在作大型律师报告与法律意见书的时候,如果不注重格式的规范,不仅会让你的文档乱七八糟,也不利于反复修改及方便查看前后文的内容,更重要的是,一个格式糟糕的律师报告与法律意见书,会对审核机构造成审阅上的不良反应,从而降低自己的专业水平。

律师对于企业上IPO、创业板、中小板、新三板的尽职调查,所写的律师报告与法律意见书,往往内容很多,动辄几十页,甚至上百页,并不像一般诉讼案子中所写的起诉状、代理词,内容可以几页就写完。平时我做诉讼案子时所书写的文书也没有很注重层级与格式,这种文书往往只需要两个层级即可,甚至可以不用自动编号功能。

只要内容达到几十页以上的文档,就必须规范的按层级进行编辑。不管是法律意见书、律师报告、大型合同等。

具体要求大概有以下几个方面:

一、各标题的层级要求

目前世界上流行的编号形式是以阿拉伯数字进行编号,比如一层级用“1”、二层级用“1.1”、三层级用“1.1.1”以此类推。鉴于中国文字以及编辑习惯,目前官方的各种文本对于层级一般用汉字,如一层级用“一”、二层级用“(一)”、三层级用“1”。查看披露出来的正式律师报告与法律意见书,都是用后者,所以为了照顾国内文档编辑及阅读习惯,我们以后还是按后者形式。

层级标题的数量,最多四级就已经足够了。即第一层级用“一”、第二层级用“(一)”、第三层级用“1”、第四层级用“(1)”.

层级标题的格式:首先,必须依次编辑大纲级别,如第一层级用第一大纲级别,并以此类推设置;其次,对于层级的字体大小,第一层级用四号,其它层级以及正文均用小四;第三,所有字体类型建议使用宋体;第四,所有层级的文本缩进设置为0CM,对齐位置为1.2CM,制表符如果是一、二层级可以设置为不特别标注,免得项目与文本之间隔得太远,第三层级为“1”可以设置为1.4CM。

设置多级编号打开多级编号带“标题”模式的任意一个模版后,以上设置基本在这个图框中:二、正文的格式

正文与段落的行距:对于层级本身的行距可以设置为单位行距,正文的行距设置为1.5倍。

总结,首先把开始用的层级标题格式设置好,后续的一般用格式刷。其次在编辑的时候打开文档结构图,可以很方便的跳看前后内容。

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