2016年12月18日星期日

律师如何使用evernote/印象笔记

一、个人资料管理回顾


2016年的四、五月份之前,我在工作上的所有文档资料都是存放在金山快盘中,由于它的服务器在国内,可以做到快速在多个不同客户端进行同步,没有终端台数限制,对工作起了很大的便利。但在此之后,金山快盘停止了个人网盘的服务,迫使我们不得不将文档转出。当时我选择使用国外网盘dropbox,虽然需要FQ,但是我们工作中所使用的文档多数为word格式,所占空间较小,dropbox的差异同步技术即使在FQ的前提下,同步效果也是很理想的。

从金山快盘转换到dropbox,在这个过程中,我对于文档管理的方式并没有变化。就是把金山快盘或dropbox作为一个母文件夹,在母文件夹里有若干子文件夹,子文件夹里面有若干孙文件夹,这样层层分类,建立了树状的资料存储结构。我的大分类大概有以下几种:

1、法律法规类:里面又分了平时收集的各个法律领域的资料,以便方便备查;
2、法律业务类,比如诉讼案子、非诉讼项目:按年份进行归档分类;
3、法律案例及参考资料类:包括自己收集的法律理论方面的文章,经典的案例,自己研究记录的东西;
4、其它个人资料类。

比如在处理法律工作时,资料整合就很重要,撰写相关诉讼文书、法律意见书等等时,必须查找所有相关的法律依据、在司法实务中的一些处理的参考资料等等。这些所有的资料我都会保存起来,如果按照上面的分类方式,就应该将其分门别类放在不同的文件夹中。这样一来就存在一个问题,需要另行点开其它文件夹,往往要点击多次才能到达所在文件,如果资料一多起来,眼睛还需要从上到下扫视一遍,才找到相关的资料。

再一个,由于我使用的是dropbox,在电脑上使用没有问题,但是在手机上虽然同步就没有这么快捷了,查找也不方便。即使是当时国内的金山快盘,同步效果是可以的,但我的资料储存分类方法造成查找文件的繁琐。

二、evernote的介绍


evernote共有两个版本,一个是国际版本即evernote,即全世界通用的版本,一个是符合中国特色版本的印象笔记,服务器放在中国境内,而你所储存的资料是放在中国境内。在国内如果追求速度的人可以考虑使用印象笔记,其实evernote国际版本在国内使用也没有多大障碍,只是同步速度稍逊印象笔记。所以我考虑后还是使用国际版的evernote。

三、evernote的使用方式


其实对于evernote的使用方式,我在很大程度上参考了:台湾博客电脑玩物对evernote使用方法的介绍。大家有兴趣可以看看它写的关于evernote系列的文章(点这里)。

在使用新的资料储存应用的时候,打算一改以往的存放方式,目的是让资料能快速检索,对于工作记录方便且突出重点。evernote应用里面有两个基本的分类方式:笔记本和标签。

笔记本:大的分类我参考电脑玩物博客提到的三类,行动现在、准备未来、封存过去。对于这三类中的子分类我作了一定的调整,符合自己工作及使用习惯。

在行动现在的笔记本中有两个子笔记本,分别是专案汇总与及时处理。
专案汇总中放几个汇总的笔记,在这个汇总的笔记中我将自己工作中正在处理的案子、日常生活中遇到的相应法律问题,阅读书籍的笔记、分别汇总在一起,力求自己将要作的事情全部用二至三个笔记本囊括,在这人囊括的笔记中,用内链将具体的案子、问题、读书笔记汇总,这样只要我点开相应的笔记,就可以看到所有我要处理的正在进行中的事务,以及所有的阅读到的问题,以方便长时间的跟踪。另外我将每个月的子弹笔记也放置在这里面。
及时处理笔记中放置的是专案汇总笔记中具体链接到的笔记, 及时处理的意思就是应当去做的事,每一个笔记就是一个专题。可以根据自己遇到的事,阅读书籍或浏览网页时,发现值得进一步挖掘的专题。每一个专题我都会用evernote的内链功能链接到专案汇总的相应笔记中。这样汇总的好处是可以在一个笔记中对应当处理的事一览无余。

在准备未来的笔记本中,有三个子笔记本,分别是第二大脑、事件记录、法律文件。
第二大脑笔记本,放置的东西主要是些参考资料,夹七杂八的东西。
事件记录笔记本,专门放需要长期持续记录的事件,如工作相关的案子专题,生活相关的事情,如一次长途旅行。
法律文件顾名思义,就是放所有的法律资料,包括法律法规、法律实务文章、案例等等。

在封存过去的笔记本中,没有子笔记本,这里面放置所有自己工作与生活相关的事件笔记。




标签:我根据自己的情况,设置的三大类,法律资料、任务与专案归档、社会与生活。

法律资料标签。下面有若干子标签,理所当然的是对不同领域的法律资料进行分类。大家知道法律法规及相关资料是杂如烟海的,但是我的标签里面只有寥寥几个,其实这是我使用evernote的关键,因为我将每一类别的法律资料全部以一个笔记汇总。不得不说evernote的内链功能是很强大的。你可以随心所欲的创建一则笔记(A),在笔记(A)中可以内链笔记(A1、A2、A3……),在笔记(A1)又可以内链笔记(A1^、A1^^、A1^^^……),当然内链的层次不是越多越好,个人认为二至三个级别的内链是最科学合理的。



任务与专案归档、社会与生活标签等等,大家可以根据自己的情况具体设置。

四、使用子弹笔记术

子弹笔记术(http://bulletjournal.com/)的日常任务管理方法,在电脑玩物博客中也有详细的介绍。

子弹笔记对日常纷乱无章的工作事务与生活琐事,具有快准狠的安排效果,就像它的名字一样。子弹笔记形式上是很简洁的,大家了解了它的思想后,结合evernote使用可以很便捷的处理相关事务。每一个月创建一则子弹笔记,在一则笔记中你可以记下所有的待办事项、事项记录、心情日记、灵感突发。用不着东想西想,如这一刻的突发奇想应该记录在哪里,你就在这一则笔记中全部搞定搞定。当然如果是长篇大论,还是要另行处理,一则子弹月笔记要记录30天的事,我们尽可能捡重要的短一点内容作记录。

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